Vuokrataloyhtiön strategia ja viestintä - OSA I

Missio, arvot ja visio - toiminta-ajatus kertoo yhtiön olemassaolon perustasta

Vuokrataloyhtiön missio synnyttää arvot, joiden kanssa strategia ei saa olla ristiriidassa. Strategian onnistuminen johtaa kohti visiota.

Viestinnän tehtävänä on kommunikoida yhtiön arvoista ja strategiasta kaikille sidosryhmille. Onnistuneeseen kommunikaatioon tarvitaan viestinnälle sekä toimintasuunnitelma että eri sidosryhmät huomioivat viestintätyökalut.

Vuokrataloyhtiön toiminta-ajatus pohjautuu yhtiön omistajan ja hallinnon muokkaamiin arvoihin, ja niiden tulee olla samansuuntaisia kuin asukkaiden arvot. Hyvä hallinto huomioi asukkaiden mielitpiteet, asukastoiminnan ja -demokratian luodessaan yhtiön toimintastrategiaa.

Ilman vuoropuhelua arvot jäävät irrallisiksi arjesta ja käytännön elämästä. Asukkaiden, sekä myös muiden sidosryhmien sitouttamiseksi ja osallistamiseksi osaksi yhtiön yhteisiä arvoja, tulee ne määritellä mahdollisimman selkeästi. Myös tulisi kyetä johdonmukaisesti osoittamaan niiden yhteyden käytännön ratkaisuihin.

Tavoiteltavia arvoja ovat esimerkiksi

  • liikuntarajoitteisten ja iäkkäiden asukkaiden huomioiminen
  • kohtuullinen vuokra
  • asumisviihtyvyys
  • ympäristöystävällisyys
  • asukasturvallisuus
  • terveelliset, ajanmukaiset ja yhteisölliset asumisen ratkaisumallit
  • hyvä hallinto ja isännöinti



Nykytilan kartoittaminen - osana kehityssuunnitelmaa

Strategia päivittetään viiden vuoden välein ja sen teosta vastaavat hallituksen jäsenet yhteistyössä isännöitsijän kanssa. Strategian hyväksyy yhtiökokous.

Strategia pohjautuu kuntoarvioon ja muihin tutkimuksiin ja selvityksiin, sekä hallituksen ja isännöitsijän tekemään SWOT-analyysiin*, jossa hyödynnetään osakas- ja asukaskyselyä.**

Strategian tulee perustua tosiasioihin. Nykytilan kartoittamisen lähtökohtana on yhtiön kokonaistilanne, jonka muodostamiseksi käydään läpi mm. hallinnon kokoonpano ja toimintatavat, talous, kuntokartoitukset ja -tutkimukset, PTS ja LTS, asukasluku, ikäjakauma, perhekoot, autopaikat, kiinteistönhoito, korjausvelka, sekä kiinteistöjen ja asuntojen elinkaarivaihe ja tekninen kunto.

SWOT-analyysi *, vuokrataloyhtiön tilannekuvan kartoittamiseksi:

  • vahvuudet, joita on hyvä hyödyntää, kuten esim. hyvä sijainti, turvallinen sijoituskohte, rakennusten hyvä kunto, hyvät resurssit eli esteettömyyttä tukevat ratkaisut, modernit ja kaikille sidosryhmille suunnatut viestintävälineet
  • heikkoudet, joita tulee parantaa tai eliminoida, kuten esim. suuri korjausvelka, huono kunto, asenneongelmat ja huono maine, kehittymättömät prosessit ja järjestelmät, toimimaton viestintä sidosryhmien välillä
  • mahdollisuudet, joita voi kehittää kuten esim. uudet energiamuodot ja energian säästö, uudet teknologiset ratkaisut, asuinympäristön ja palveluiden kehittäminen, tehostettu asukasviestintä monikanavaisia digitaalisia viesintätyökaluja käyttäen
  • uhat, joita tulee välttää, kuten esim. arvon ja kysynnän lasku, ympäristövaikutukset


Osakas- ja asukaskyselyillä ** kartoitetaan tavoitteet, toiveet ja asukastyytyväisyys. Säännöllisillä kyselyillä sitoutetaan asukkaat ja muut sidosryhmät yhtiön yhteisten asioiden hoitoon ja kehittämiseen myös pidemmällä aikavälillä.

Digitaalisilla viestintätyökaluilla on helppo luoda ja lähettää asukaskyselyjä kohdennetusti. Myös vastausten kokoaminen yhteen on vaivatonta!



Visio - vuokrataloyhtiön tavoitetila

Visio määrittelee mihin halutaan päästä tietyllä aikavälillä, ja erityisesti miten tavoitteet saavutetaan konkreettisesti. Vision saavuttamiseksi tarvittava toimintasuunnitelma eli strategiset tomenpiteet ovat suunnittelun ydintä.

Visiona voi olla vaikkapa, että vuokrataloyhtiö on vuonna 2025 yhtiö, jonka talous on maksuvalmiudeltaan, omavaraisuudeltaan ja kannattavuudeltaan rahoittajien hyväksymällä tasolla, ja jonka asukastyytyväisyys on noussut nykyiseltä tasolta 3 tasolle 4.

 

OSA II

Seuraavassa osassa tulemme käsittelemään asukasviestinnän suhdetta vuokrataloyhtiön strategian eri toimenpiteisiin. Toimintasuunnitelman yhteydessä tulisi konkretisoida eri viestinnän osa-alueet ja tavoitteet, sekä valita toimivat viestintätyökalut. Suunnitelmän yhteydessä voi hyödyntää ja soveltaa taloyhtiön vuosikelloa, jonka avulla hallinto ja asukkaat jäsentävät sekä yhtiön toimintaa että viestintää.

 

Lähteet
Vuokrataloyhtiön strategia 2.11.2017. Reijo Savolainen, kiinteistöneuvos, HT-tilintarkastaja, One4all Finland Oy:n hallituksen puheenjohtaja.
Viestintäsuositus www.taloyhtio.net